Хранение копий документов работников возможно только при соблюдении некоторых условий

Управление Роскомнадзора по Тверской области ответило на вопрос о соблюдении требований законодательства о персональных данных при хранении работодателем копий документов в личных делах работников (письмо Управления Роскомнадзора по Тверской области от 18 апреля 2018 г. № 3075-69-09/69).

В ведомстве указали, что хранение копий документов работников возможно при соблюдении следующих условий:

  -  обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе;
  -  обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  -  содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки.

Отметим, что на практике добиться соблюдения этих принципов при хранении копий документов работников довольно проблематично.

Перечень случаев, при которых допускается обработка (в том числе хранение) персональных данных, определен ст. 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" (далее – Закон о персональных данных). Для большинства копий документов работников иных оснований для обработки персональных данных из упомянутого перечня, кроме согласия работника на такую обработку, не возникает. При этом в силу ст. 9 Закона о персональных данных согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Как разъясняет Роскомнадзор, это означает, что согласие должно содержать информацию, позволяющую однозначно сделать вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых персональных данных.

Иными словами, даже если работодатель хранит копии документов работника с его согласия, он должен указать конкретную цель хранения таких копий. Причем хранение копий не должно быть избыточным действием для достижения такой цели. В большинстве случаев, у работодателя в действительности отсутствует потребность в хранении копий документов работников. В такой ситуации их хранение даже с согласия работника нельзя признать правомерным (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. № Ф08-1921/14 и от 11 марта 2014 г. № Ф08-480/14, Пятнадцатого ААС от 14 марта 2014 г. № 15АП-22502/13, Семнадцатого ААС от 10 июня 2015 г. № 17АП-5329/15).